E-Rechnung im Gartencenter

Die Diskussion über mögliche spätere Fristen bei der E-Rechnung sorgt derzeit auch in vielen Gartencentern für Unsicherheit. Für die Praxis ist aber vor allem eines wichtig: Eine verbindliche gesetzliche Verschiebung ist bislang nicht beschlossen. Maßgeblich bleibt daher die geltende Rechtslage. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen im inländischen B2B-Geschäft elektronische Rechnungen grundsätzlich empfangen können. Für den Versand gelten Übergangsfristen, bevor die E-Rechnung ab 2028 zum Regelfall wird. LINK

Gerade für Gartencenter ist wichtig, die neuen Vorgaben nicht als reines Buchhaltungsthema zu betrachten. Der laufende Betrieb ist meist durch eine Vielzahl unterschiedlicher Einkaufs- und Verwaltungsprozesse geprägt: Pflanzenlieferungen, Saisonware, Dekoartikel, Hartwaren, Technik, Verpackungen oder Dienstleistungen von externen Partnern. Entsprechend viele Eingangsrechnungen laufen aus unterschiedlichen Quellen im Betrieb zusammen. Genau hier setzt die E-Rechnungspflicht bereits heute an: Rechnungen müssen empfangen, lesbar gemacht, geprüft, weiterverarbeitet und revisionssicher archiviert werden. Link

Wichtig ist dabei auch ein verbreitetes Missverständnis: Eine Rechnung im PDF-Format gilt seit 2025 im umsatzsteuerlichen Sinn grundsätzlich nicht mehr als E-Rechnung. Als E-Rechnung zählt nur ein strukturiertes elektronisches Format, das der Norm EN 16931 entspricht und maschinell verarbeitet werden kann, etwa XRechnung oder ZUGFeRD. Für Gartencenter bedeutet das: Wer bislang vor allem mit PDF-Rechnungen arbeitet, sollte prüfen, ob die bestehende Software diese Formate künftig nicht nur anzeigen, sondern auch sauber verarbeiten kann. LINK

Zwar gelten für den Versand noch Übergangsfristen. In den Jahren 2025 und 2026 können Unternehmen in vielen Fällen weiterhin Papier- oder mit Zustimmung des Empfängers auch PDF-Rechnungen nutzen. Ab 2027 wird der Spielraum enger, unter anderem abhängig vom Vorjahresumsatz. Spätestens ab 2028 müssen die Vorgaben dann grundsätzlich von allen betroffenen Unternehmen eingehalten werden. Wer ein Gartencenter führt, sollte diese Übergangszeit deshalb nicht als Grund zum Abwarten verstehen, sondern als Zeitfenster zur Vorbereitung. LINK

Für Gartencenter stellen sich dabei ganz praktische Fragen:

• Ist die eingesetzte Warenwirtschaft mit der Finanzbuchhaltung abgestimmt?
• Können strukturierte Rechnungsdaten ausgelesen und den richtigen Vorgängen zugeordnet werden?
• Sind Freigabeprozesse im Einkauf und in der Verwaltung klar geregelt?
• Und ist geklärt, wie elektronische Rechnungen so archiviert werden, dass sie auch später unverändert und nachvollziehbar verfügbar sind?

Gerade in inhabergeführten Betrieben, in denen Verwaltung, Einkauf und Verkauf eng miteinander verzahnt sind, lohnt sich ein früher Blick auf diese Abläufe.

Auch wenn für den Empfang nach Einschätzung der IHK zunächst ein E-Mail-Postfach ausreichen kann, ist das für Gartencenter auf Dauer meist nur die technische Mindestlösung. Entscheidend ist, dass Rechnungen im Betriebsalltag nicht zwischen allgemeinem Posteingang, Verwaltung, Marktleitung und Steuerberatung verloren gehen oder manuell unnötig mehrfach bearbeitet werden müssen. LINK

Hinzu kommt: Nicht jede Rechnung ist automatisch von der Pflicht erfasst. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und bestimmte steuerfreie Umsätze sind ausgenommen. Kleinunternehmer müssen selbst zwar keine E-Rechnungen ausstellen, E-Rechnungen aber dennoch empfangen können. Für klassische Gartencenter mit regulärem Unternehmensgeschäft dürfte jedoch in vielen Fällen der normale B2B-Rechnungsaustausch mit Lieferanten und Dienstleistern im Vordergrund stehen.

Unterm Strich gilt deshalb: Für Gartencenter ist die E-Rechnung kein fernes Digitalisierungsvorhaben, sondern ein konkretes Organisationsthema im laufenden Betrieb. Wer jetzt Software, Prozesse und Zuständigkeiten prüft, verschafft sich mehr Sicherheit und vermeidet später unnötigen Druck. Auf eine mögliche Fristverschiebung zu setzen, wäre dagegen die riskantere Strategie.

Transparenzhinweis: Dieser Beitragt wurde mit Unterstützung von Künstlicher Intelligenz erstellt. Es wurde von einem Menschen inhaltlich geprüft, ergänzt und redaktionell verantwortet.